Siklus Pembukuan dan Akuntansi Selangkah demi selangkah

Akuntansi sering didefinisikan sebagai seni melakukan pencatatan,  pengelompokan, dan pelaporan transaksi keuangan. Rangkaian—selangkah demi selangkah—proses itulah yang disebut dengan “Siklus Akuntansi” yang sering diistilahkan dengan “pembukuan (bookkeeping)”.

Apakah pembukuan sama dengan akuntansi? Jelas berbeda. Pekerjaan pembukuan selesai sampai pada siklus saja, sementara pekerjaan akuntansi jauh lebih luas dari sekedar siklus akuntansi (pembukuan), termasuk auditing (pemeriksaan), penyusunan sistem akuntansi, akuntansi manajemen, hingga perpajakan.

 

Di tulisan ini saya akan berfokus pada siklus akuntansi (pembukuan) saja. Apa saja langkah-langkah yang dilalui dalam satu siklus akuntansi.

Ada 9 (sembilan) langkah yang dilalui dalam satu siklus akuntansi, yaitu:


Langkah-1. Mengumpulkan Dan Menganalisa Data Transaksi

Siklus akuntansi dimulai dari proses pengumpulan data transaksi keuangan dalam bentuk bukti transaksi yang oleh orang awam disebut ‘nota’.  Sesungguhnya bukti transaksi keuangan tidak selalu dalam bentuk nota, bisa jadi dalam bentuk lain—misalnya: akte, surat perjanjian, kwitansi, surat pengakuan utang-piutang.

Melalui bukti inilah data transaksi keuangan diidentifikasi. Setelah bukti transaksi terkumpul, selanjutnya dianalisa (bahasa awamnya dinilai)—apakah transaksi itu sah untuk diakui atau tidak, berapa yang harus diakui.

Misalnya:  Per hari ini PT. ABC membeli perlatan kantor, atas pembelian tersebut PT. ABC memperoleh bukti transaksi berupa nota. Disamping membeli peralatan kantor perusahaan juga membayar upah buruh, atas pembayaran upah tersebut, buruh PT. ABC menandatangani kwitansi, dan seterusnya.
Bukti-bukti transaksi tersebut oleh pagawai accounting dikumpulkan, lalu dinilai apakah bukti transaksi itu sah atau tidak, berapa besarnya nilai transaksi yang harus diakui.




Langkah-2. Mencatat Transaksi (Menjurnal/Posting)

Setelah bukti transaksi terkumpul dan dinilai, langkah selanjutnya adalah memasukan nilai yang terdapat pada bukti transaksi ke dalam buku catatan transaksi. Proses ini disebut dengan proses pencatatan—yang oleh orang akuntansi disebut “menjurnal” sering juga disebut “posting”.

Proses menjurnal bisa jadi dilakukan setiap kali ada transasi secara terus menerus sepanjang hari atau dimasukan sekaligus di sore hari. Catatan-catatan transaksi di langkah ini dalam akuntansi disebut dengan “Jurnal Umum (General Journal)”. Buku-buku yang menampung catatan transaksi ini sering disebut dengan buku jurnal umum (saya akan membahas jenis-jenis buku catatan ini di postingan lain secara terpisah).

    Misalnya: Pukul 9 pagi ada transaksi penjualan, setelah nota dinilai (pada langkah-1) langsung dijurnal ke dalambuku penjualan. Pukul 10 pagi terjadi transaksi penjualan berikutnya, nota dinilai, setelah itu dijurnal. Bisa jadi transaksi-transaksi tersebut dikumpulkan saja dahulu, baru kemudian dijurnal menjelang penutupan jam kerja. Saya menyarankan agar setiap transaksi langsung dijurnal (jangan dikumpulkan terlebih dahulu).
Di era komputerisasi sekarang ini, proses menjurnal tidak lagi dilakukan dengan mencatat di buku. Melainkan di,masukan ke dalam sistem (software akuntansi).


Langkah-3. Memindahkan Catatan Transaksi ke Buku Besar

Pada langkah sebelumnya (jurnal umum), catatan transaksi masih dalam kondisi tercampur (berbagai macam transaksi ditampung dalam satu catatan). Di langkah ketiga ini, catatan transaksi tersebut dipindahkan ke dalam kelompok-kelompok akun (account)—sesuai dengan jenis transaksinya.

    Misalnya: Jenis transaksi penjualan dipindahkan ke dalam akun penjualan, jenis transaksi pembelian bahan baku dimasukan ke dalam akun persediaan dan utang, jenis transaski berupa pembelian aset dimasukan ke dalam akun aktiva tetap, dan seterusnya.
Kelompok-kelompok akun ini disebut “Buku Besar (General Ledger)”. Di dalam akun buku besar,  satu jenis transaksi terkumpul menjadi satu kelompok, misalnya: akun buku besar penjualan terdiri dari transksi-transaksi penjualan saja, akun kas terdiri dari transaksi-transaksi yang berupa kas saja, akun aktiva tetap terdiri transaksi-transaksi aktiva tetap saja.

Di akhir proses ini, kumpulan nilai-nilai transaksi akan membentuk nilai akhir yang disebut dengan “saldo akhir (ending balance)”. Saldo akhir bisa berupa saldo debit atau saldo kredit, sesuai dengan jenis akunnya:

    Akun-akun kelompok aktiva (kas, piutang, persediaan, aktiva tetap) bersaldo debit.
    Akun-akun kelompok kwajiban (utang) bersaldo kredit
    Akun kelompok ekuitas pemilik (modal, laba ditahan) bersaldo kredit
    Akun pendapatan bersaldo kredit
    Akun biaya bersaldo debit



Catatan:

Di era komputerisasi, kehadiran software akuntansi membuat proses pada langkah ketiga ini parktis tidak diperlukan lagi. Sotware yang dipakai oleh perusahaan secara otomatis melakukan proses pemindahan data dari jurnal umum ke buku besar, begitu langkah kedua (menjurnal umum/posting) dilakukan.

Dalam akuntansi manual proses pemindahan ke buku besar mungkin dilakukan setiap menjelang penutupan buku, sehingga saldo akhir buku besar juga baru bisa dilihat. Sedangkan dalam akuntansi terkomputerisasi (menggunakan software akuntansi), proses pemindahan terjadi setiap kali transaksi dimasukan ke dalam software akuntansi—dan dan saldo akhir langsung bisa dilihat sesaat setelah posting dilakukan.




Langkah-4. Membuat “Neraca Percobaan (Trial Balance)”

Membuat neraca percobaan biasanya dilakukan setiap menjelang penutupan buku. Apa itu neraca percobaan? Bagaimana cara membuatnya?

Di masa sekarang ini semua perusahaan sudah menggunakan sistim ‘double entry’ yang mensyaratkan kondisi yang seimbang (balance). Artinya setiap penambahan pada suatu akun selalu disertai oleh pengurangan di akun lain—demikian sebaliknya. Sebagai implementasi, setiap transaksi dicatat ke dalam 2 (atau lebih) jenis akun sekaligus.

    Misalnya: PT. ABC membeli perlatan kantor senilai Rp 1 juta. Atas transaksi pembelian ini dicatat dengan sistim double-entry, sehingga jurnalnya menjadi:

    [Debit]. Aktiva – Peralatan Kantor = Rp 1 juta

    [Kredit]. Kas = Rp 1 juta

    

Artinya: atas satu transaksi penjualan tersebut, di satu sisi membuat nilai aktiva peralatan kantor bertambah sebesar 1 juta, di sisi lainnya akun kas berkurang pada nilai yang sama, sehingga terjadi kondisi seimbang (balance). Dengan demikian, setelah semua transaksi terkumpul dan terakumulasi di buku besar, penggunaan sistim double-entry membuat NILAI—atau rupiah—jenis akun bersaldo debit akan selalu sama dengan jenis akun bersaldo kredit.

Proses membuat neraca percobaan (trial balance) pada langkah ini dimaksudkan untuk melakukan percobaan—memastikan bahwa nilai jenis akun bersaldo debit sama dengan jenis akun bersaldo kredit—balance (seimbang). Atau secara keseluruhan, jumlah nilai transaksi debit sama dengan transaksi kredit. Konkretnya, saldo-saldo akhir akun bersaldo debit dijumlahkan, dan saldo-saldo akun bersaldo negatif juga dijumlahkan, lalu dibandingkan. Jika nilainya sama berarti balance (sudah benar).

Bagaimana jika tidak sama (tidak balance)? Disilidiki—dicari tahu, mengapa tidak sama. Yang jelas sudah pasti ada ketidaksesuaian pencatat (jurnal).




Langkah-5. Membuat (Jurnal) Penyesuaian

Ada berbagai kemungkinan penyebab terjadinya ketidaksesuaian—sehingga nilai akun bersaldo debit dengan akun bersaldo kredit menjadi tidak sama (tidak balance):

 1.  Adanya transaksi yang belum dicatat
 2.  Adanya transaksi yang dicatat terlalu besar atau terlalu kecil (kesalahan perhitungan)
 3.  Adanya transaksi yang tidak bisa diakui sekaligus akibat penerapan sistim akrual (misalnya: Atas pembelian aktiva tetap tidak bisa dibebankan sebagai biaya sekaligus, melainkan dialokasikan secara bertahap melalui penyusutan. Atas pendapatan diterima dimuka tidak bisa diakui sekaligus, melainkan di alokasikan secara bertahap. Atas beban bunga, beban sewa, pendapatan sewa, pendapatan bunga, dll).

Untuk semua penyebab itu, dibuatkan jurnal penyesuaian agar kesimbangan tercapai (saya akan membahas topik jurnal penyesuaian secara khusus di tulisan lain). Untuk pengalokasian penyusutan dan transaksi akrual, perlu dibuatkan tabel perhitungan dan jadwal.

Setelah jurnal penyesuaian dimasukan, proses dilanjutkan ke langkah berikutnya.




Langkah-6. Membuat Neraca Percobaan Setelah Penyesuaian (Adjusted Trial Balance)

Langkah keempat diulangi sekalilagi. Bila masih belum balance, maka langkah kelima juga dulangi. Kedua langkah ini akan terus diulangi hingga kondisi seimbang (balance) tercapai.




Langkah-7. Menyusun Laporan Keuangan (Financial Statements)

Setelah kesimbangan tercapai maka ‘Laporan Keuangan’ bisa disusun. Laporan keuangan adalah salah satu produk utama proses akuntansi, terdiri dari empat jenis laporan yaitu:

    Laporan Laba Rugi (Income Statement/Profit and Loss Statement)
    Neraca (Balance Sheet)
    Laporan Arus Kas (Cash Flow Statement)
    Laporan Perubahan Ekuitas/Modal (Equity Statement)

(saya akan bahas masing-masing laporan isi secara lebih terperinci melalui tulisan-tulisan lain di JAK).




Langkah-8. Melakukan Penutupan Buku (Closing The Book)

Pendapatan dan biaya terakumulasi dan dilaporkan untuk periode tertentu (umumnya bulanan, kuartalan atau tahunan. Institusi keuangan seperti bank mungkin melakukannya setiap hari). Agar kedua jenis akun ini tidak bercampur dengan periode berikutnya, maka perlu ditutup—sehingga saldonya menjadi nol—di setiap akhir periode.

    Selisih antara pendapatan dengan biaya menghasilkan nilai tertentu. Nilai itulah yang disebut “Laba (Profit)” atau “Rugi (Loss)”. Laba terjadi bila selisih tersebut bernilai positif (Pendapatan lebih besar dibandingkan biaya), sedangkan rugi terjadi bila selisih bernilai negatif (biaya lebih besar dibandingkan pendapatan).

Penutupan dilakukan dengan memasukan jurnal pembalik (reversal journal)—pendapatan yang biasanya dijurnal di sisi kredit, pada proses ini ditempatkan di sisi debit; dan biaya yang biasanya ditempatkan di sisi debit, pada proses ini ditempatkan di sisi kredit—sehingga akun-akun pendapatan dan biaya akan menjadi nol.

    Nilai selisih (laba/rugi) dipindahkan ke neraca, yaitu akun “Laba Peride Ini (Current Earning)” yang akan menambah akun “Laba Ditahan (Retained Earning)”.

Catatan: Khusus jurnal pembalik untuk menutup pendapatan dan biaya juga disebut “jurnal penutupan (closing jurnal)“.

Setelah langkah ke delapan ini dilakukan, maka akun-akun pendapatan dan biaya akan bernilai nol. Akun yang masih memiliki nilai saldo hanya akun-akun yang masuk dalam kelompok neraca saja (kas, piutang, persediaan, aktiva tetap, utang, dan modal atau ekuitas pemilik). Nilai saldo akun-akun keompok neraca terus diakumulasi dan dilanjutkan di periode-periode berikutnya.




Langkah-9. Memebuat Penyesuaian Kembali (Pasca Penutupan)

Langkah terakhir ini dilakukan untuk 2 tujuan, yaitu:

    Untuk memastikan bahwa semua kelompok akun pendapatan dan biaya telah ditutup; dan
    Untuk memastikan bahwa semua saldo akun kelompok neraca sudah dalam kondisi seimbang (balance) dan siap untuk menjadi saldo awal pembukaan buku periode berikutnya.

Itulah langkah-langkah yang dilewati dalam proses akuntansi, yang sering disebut dengan pembukuan (bookkeeping). Rangkayan langkah-langkah tersebut adalah satu siklus akuntansi (accounting cycle)—dan akan berulang di periode-peride berikutnya sepanjang perusahaan masih beroperasi.



Saya berharap, tulisan siklus pembukuan dan akuntansi ini dapat memberi gambaran yang jelas mengenai proses pembukuan dan akuntansi.

Terlihat tidak terlalu sulit ya? Pada kenyataannya, tidak semudah itu. Menjadi semakin rumit ketika menangani transaksi untuk jenis bidang usaha yang berbeda (perusahaan jasa, retail, manufaktur/industri, perbankan, real estate/developer, pertambangan, pertanian dan holticultura, francais, telekomunikasi, dan lain sebagainya)—masing-masing memiliki kekhasan dan standar perlakuan akuntansi yang berbeda-beda.

Tetapi jangan khawatir. Di tulisan-tulisan berikutnya, saya akan banyak membahas langkah-per-langkah ini secara mengkhusus—lebih rinci mendekati proses pekerjaan yang sesungguhnya. Proses pencatatan, pengelompokan dan pelaporan transaksi keuangan akun-per-akun—sesuai dengan bidang usahanya, dengan segala permasalahannya. Mau serius belajar akuntansi? Ikuti terus di JAK.

Bagaimana Mencatat Pengeluaran Sebelum Perusahaan Beroperasi...

Ini sudah menjadi persoalan jamak bagi teman-teman di accounting yang kebetulan menangani perusahaan-perusahaan yang menjelang atau baru akan beroperasi: bingung mengenai bagaimana caranya mencatat pengeluaran-pengeluaran sebelum perusahaan beroperasi.

Pengeluaran-pengeluaran sebelum perusahaan beroperasi kerap terjadi. Mulai dari pengeluaran-pengeluaran untuk urusan riset pasar, bayar konsultan, mencari lokasi usaha, perjanjian-perjanjian, akte notaris, pembukaan rekening, hingga mengurus perijinanan.

Memang tidak banyak orang yang sungguh-sungguh paham mengenai hal ini. Bahkan konsultan sering memberi advise yang terkesan menggampangkan—hanya karena tidak mau pusing. Saya selalu suka ide penyederhanaan—mempermudah dan mempersingkat, dan sejnisnya. Siapa yang tidak suka dengan sesuatu yang mudah, cepat, dan efektif?

Hanya saja, tidak semua hal bisa disederhanakan, apalagi penyederhanaan yang hanya bersifat solusi sesaat—namun berbuntut pusing di kemudian hari. Bayangkan jika prosedur operasi (bedah) otak dari yang seharusnya 25 disederhanakan menjadi 15 langkah. Atau, prosedur merakit bomb dari yang seharusnya 30 disederhanakan menjadi 5 langkah saja. Apakah itu bagus?

Prosedur akuntansi tentu tidak serumit bedah otak, juga tidak seseram merakit bomb. Tetapi ada hal-hal yang jika disederhanakan bisa berbuntut ledakan masalah dikemudian hari yang efeknya mungkin tidak kalah dahsyat dengan bomb—terutama hal-hal yang ada kaitannya dengan ‘hak-dan-kewajiban’, terlebih-lebih masalah uang, masalah bisnis. Buntutnya bisa masuk bui atau bayar ganti rugi—sama seperti dokter yang melakukan maal praktek atau orang yang meledakan bomb sembarangan, bisa masuk penjara kan?

Untuk itu, kepada rekan-rekan di accounting saya selalu menyarankan agar jangan membiasakan diri mengambil ‘jalan pintas’ (instant), pergunakan logika, pahami persoalannya, lalu cari solusi terbaik. Tidak ada salahnya pusing-pusing sedikit, hitung-hitung untuk memetangkan pengetahuan. Otak yang jarang dipakai lama-lama akan tumpul, iya kan?

Kembali ke persoalan utama, yaitu: pengeluaran-pengeluaran sebelum perusahaan beroperasi. Untuk sungguh-sungguh memahami persoalan ini, ada beberapa aspek mendasar yang musti diketahui terlebih dahulu, antara lain:

    Aspek akuntansi—sudah pasti
    Aspek perpajakan—juga sudah pasti
    Aspek legal (hukum), terutama sekali terkait dengan badan usaha—prosedur akuntansi dan perpajakan patokan dasarnya memang masalah legalitas.

Dalam artian, mau dicatat (diperlakukan) seperti apapun tak masalah, sepanjang ketiga aspek itu tidak dilanggar—accountable sekaligus bisa dipertanggungjawabkan secara hukum.

Mengapa sangat terkait dengan persoalan legalitas (hukum)? Karena pendirian usaha pada dasarnya bukan hanya sekedar event (kejadian) ekonomis. Melainkan sekaligus merupakan kejadian hukum. Tentu harus sangat memperhatikan aspek hukum, dalam hal ini.

“Lalu bagimana cara mencatatnya? Dari tadi koq ceramah melulu?” mungkin ada yang berpikir seperti itu. Oke. Pindah ke paragraf selanjutnya…




Cara Menentukan Apakah Pengeluaran Masuk Buku Perusahaan Atau Tidak

Sebelum berpikir tentang bagaimana mencatat pengeluaran pra-operasi (pre-operation), ada satu pertanyaan yang harus dijawab terlebih dahulu: Bentuk badan usahanya apa? Usaha dagang (UD milik perseorangan)? CV (persekutuan)? atau Perseroan Terbatas (PT)?

Jika itu usaha perseorangan, berarti tidak jadi masalah mau dicatat seperti apa saja silahkan, yang penting jelas dan bisa dipahami. Saya katakan boleh-boleh saja karena perusahaan perseorangan sesungguhnya tidak ada kewajiban untuk membuat pembukuan (kecuali untuk urusan cari kredit bank).

Tetapi jika bentuk badan usahanya adalah persekutuan/kongsi (CV misalnya) atau Perseroan Terbatas, nah ini tidak boleh main catat saja. Segala sesuatunya musti jelas, karena memang ada peraturan yang harus ditaati. Ada hak-dan-kewajiban antar anggota persekuan (atau pemegang saham) yang berpotensi menjadi sengketa di kemudian hari jika tidak tercatat dengan baik—sesuai aturan yang ada.

    Catatan: Adanya potensi sengketa itulah mengapa perusahaan persekutuan dan perseroan terbatas TIDAK BOLEH mencampur-adukan antara keuangan pribadi dengan keungan perusahaan.



“Hubungannya dengan mencatat transaksi apa?” pasti ada yang ingin bertanya seperti itu.

Nah ini dia yang sering saya sebut “orang accounting yang cuma mau jadi tukang jurnal”. Kalau tidak mau diberi julukan seperti itu ya tunjukan bahwa sebutan itu tidak benar. Untuk menunjukan itu, pahami dahulu persoalannnya—jangan mau main catat saja. Kalau main catat saja, nanti ditanya “apa yang dicatat?”-pun tidak tahu, bukan cuma susah naik gaji, tapi juga memalukan. Benar tidak?

Inilah inti masalah pencatatan pengeluaran-pengeluaran sebelum operasi, yaitu: apakah pengeluaran tersebut masuk beban perusahaan yang akan dioperasikan atau tidak? Dengan kata lain, apakah boleh dimasukan ke dalam buku perusahaan atau tidak?

Jawabannya: TERGANTUNG (bukan tergantung pada cantolan lho). Maksud saya, tergantung:

    Tanggal Transksi
    Tanggal Pendirian perusahaan
    Pengluaran Untuk Keperluan Apa—terkait urusan apa



Ada beberapa langkah yang harus dilalui untuk tahu persis cara mencatat pengeluaran-pengeluaran sebelum operasi:

    Langkah-1. Kumpulkan nota-notanya dan buat daftar – Catat di Excel saja dahulu (tanggal berapa, transaksi apa, untuk urusan apa, nilai transaksinya berapa), dibuatkan daftar juga boleh. Ingat: pengeluaran tanpa bukti transakasi jangan diterima. Katakan sama bossnya, jika mau dicatat harus ada bukti transaksi.
    Langkah-2. Minta photo copy akte pendirian perusahannya – Cari TANGGAL PENDIRIAN perusahaan.
    Langkah-3. Bandingkan tanggal transaksi dengan tanggal pendirian perusahaan – Buat 2 kelompok: mana pengeluaran yang tanggal notanya SEBELUM tanggal pendirian perusahaan, dan mana yang SESUDAH-nya.
    Langkah-4. Tentukan mana yang masuk buku mana yang tidak – Nota yang tanggalnya SESUDAH tanggal pendirian perusahaan masuk ke buku perusahaan, sedangkan yang SEBELUM? Masih tanda tanya. Tahan dahulu.



Dari keempat langkah di atas, pasti sudah bisa diketahui yang mana masuk ke buku perusahaan. Bukan hanya itu, tetapi di mata atasan (boss) anda terlihat sebagai orang yang sungguh berhati-hati, sekaligus bertanggung-jawab. Pantas dipercaya untuk urus uang perusahaan. Selanjutnya tinggal membuat jurnalnya. Lanjut….




Membuat Jurnal Pengeluaran Sebelum Perusahaan Beroperasi

Sudah tahu prosedur menjurnal? Jika masih ragu-ragu (atau sekedar penasaran) silahkan baca tulisan saya sebelumnya mengenai “Cara Mudah Membuat Jurnal”. Ada baiknya jika saya ulang sedikit:

Mau membuat jurnal:

Langkah-1. Kumpulkan nota – yang ini sudah dilakukan tadi

Langkah-2. Analisa isi bukti transaksi – Transksi apa, untuk keperluan apa, sehingga tahu akan masuk akun apa. Dalam kasus ini, yang namanya pengeluaran kemungkinnnya hanya 2:

    Dibiayakan secara bertahap melalui pengalokasian—masuk kelompok aktiva (aset) dahulu.; atau
    Dibiayakan sekaligus—alias masuk kelompok biaya



Langkah-3. Buat Jurnal – Sekalilagi, khusus dalam kasus ini, ada dua kelompok pengeluaran saja, yaitu:

(1). Untuk pengeluaran yang ADA kaitannya dengan peroleh (pembelian) aktiva tetap, sudah pasti masuk ke kelompok aktiva tetap. Jika itu biaya perolehan (pembelian) aktiva ya catat sebagai aktiva—termasuk pengeluaran yang terkait dengan perolehan aktiva. Misalnya:

Bayar notaris untuk pembuatan akte sewa tempat usaha selama 5 tahun, ada kaitannya dengan aktiva tak berwujud (Hak Sewa) sehingga dicatat sebagai aktiva dengan jurnal:

[Debit]. Hak Sewa = xxxx
[Kredit]. Kas = xxxx

Atau bayar tukang instalasi listrik, ada kaitannya dengan aktiva bangunan, maka dicatat sebagai penambah aktiva bangunan, dengan jurnal:

[Debit]. Aktiva – Bangunan = xxxx
[Kredit]. Kas = xxxx

Atau memperluas tempat parkr, ada kaitannya dengan perolehan bangunan juga dicatat ke aktiva bangunan. Dan yang sejenisnya.

(2) Sedangkan untuk pengeluaran-pengeluran yang TIDAK ada kaitannya dengan perolehan aktiva tetap, maka masuk kelompok BIAYA? Jawabannya: “Iya”. TETAPI, karena perusahaan belum beroperasi—masih dalam persiapan, maka TIDAK BISA dibiayakan pada saat itu juga. Kenapa? Jangan lupa: matching principle—setiap biaya harus bisa dihubungkan dengan pendapatan yang akan timbul. Dalam hal ini, karena perusahaan belum beroperasi berarti pendapatannya belum ada, sehingga biayanya belum bisa dihibungkan dengan pendapatan. Artinya: Biaya belum boleh diakui sebagai biaya.

“Lalu diakui sebagai apa?” Buat akun ‘Biaya Dibayar Di Muka’ sering disebut ‘Prepaid’. Walaupun sebutannya ‘Biaya Dibayar Dimuka’ ini bukan kelompok akun di Lapora Laba Rugi, melainkan masuk kelompok Neraca (biasanya ditempatkan satu baris di bawah kelompok Piutang). Jurnalnya:

[Debit]. Biaya Dibayar Di Muka – Listrik = xxxx (masuk ke Neraca)
[Kredit]. Kas = xxxx

Nah, nanti jika perusahaan sudah mulai beroperasi baru dipindahkan ke kelompok biaya—alias dibiayakan, dengan jurnal:

[Debit]. Biaya Listrik = xxxx (masuk Laporan Laba Rugi)
[Kredit]. Biaya Dibayar Di Muka – Listrik = xxxx

Dengan begitu, maka saldo akun ‘Biaya Dibayar Dimuka’ akan menjadi nol (terhapus).

    Tips: Jika saldo akun ‘Biaya Dibayar Dimuka’-nya cukup besar—karena proses persiapan operasinya cukup lama, maka biayakan secara bertahap, tidak apa-apa. Yang penting terus dibiayakan setiap bulan hingga saldonya bernilai nol.

Bagaimana sampai di sana?

Oke. MASIH ada satu hal yang mengganjal, ingat tadi ada pengeluaran-pengeluaran SEBELUM tanggal pendirian perusahaan, bukan? Bagaimana nasibnya?



Cara Menangani Pengeluaran Sebelum Tanggal Pendirian Perusahaan

Bicarakan dengan pimpinan perusahaan. Sampaikan sama beliau, karena itu pengeluaran terjadi sebelum tanggal pendirian maka tidak bisa diakui sebagai pengeluaran perusahaan. Jika beliau memaksa harus dimasukan, saya ada trick-nya:

Biasanya ada hubungannya dengan perolehan Aktiva. Jika iya, masukan ke Aktiva tetapi lawannya JANGAN kas, melainkan ‘Modal’. Artinya: pengeluaran tersebut dianggap sebagai modal (modal bentuknya tidak selalu dalam kas, aktiva tetap juga boleh).

Masalahnya: apakah pemegang saham lainnya setuju? Apakah jumlah setoran modal di akte pendirian perusahaan bisa diubah? Nah, sampaikan hal itu pada pimpinan: Apakah beliau bersedia membuatkan akte perubahan?

    Itu sebanya tadi saya menekankan aspek legalitas (hukum) karena ada kaitannya dengan ‘hak-dan-kewajiban’ anggota persekutuan.

Jika nilainya cukup besar, mungkin beliau bersedia, ya tidak apa-apa, malah bagus. Justru inilah yang paling benar. Tetapi kalau nilainya kecil, sudah pasti beliau tidak bersedia. Kalau tidak bersedia ya mau bagaimana lagi—pasti beliau bisa mengerti bahwa pengeluaran sebelum tanggal pendirian memang tidak bisa dimasukan ke dalam buku perusahaan. Bagaimana? Mudah bukan? Selamat bekerja. Sukses selalu.